На сегодняшний день требования к оформлению копий изложены в Указе № 9779-Х и ГОСТ 6.30-2003. Поскольку требования этих документов не противоречат друг другу, а скорее дополняют, то лучше соблюдать требования этих документов одновременно.
Самостоятельно заверить можно копии тех документов, которые составлены в Вашей организации (письма, приказы, распоряжения и проч.). Копии других документов Вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится (находится) у Вас (как, например, трудовые книжки работников, документы об образовании и т.д.).
Для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты:
1. Заверительная надпись: как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2. Должность лица, заверившего копию: руководитель или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник заверяющей организации, на которого возложены эти обязанности
3. Подпись лица, заверившего копию
4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия)
5. Печать организации. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, т.е. организация вправе выбирать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6. Отметка о том, что подлинный документ находится в организации
7. Дата выдачи (заверения)
Пример заверения копии
